Vì sao chúng ta cần học cách quản lý thời gian?
Thời gian luôn luôn là quý giá, bạn sẽ thấy rất nhiều trong cuộc sống của chúng ta thì hầu hết mọi người thường không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi thứ, quỹ thời gian của chúng ta luôn luôn thiếu. Nhưng thật sự là chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng. Những người thành công, những người đạt được những thành tựu đỉnh cao, họ thường tập trung vào những việc cần làm hàng đầu, những việc quan trọng nhất và đem lại kết quả tốt nhiều nhất đối với họ.
Có thể bạn chưa biết rằng bất cứ điều gì khác ngoài làm việc trên các mục hàng đầu trong danh sách của bạn đều lãng phí thời gian của bạn. Và quản lý thời gian không chỉ là quản lý thời gian, quản lý thời gian chính là quản lý cuộc sống của chính bạn.
Bạn có thể làm bất cứ điều gì bạn muốn với cuộc sống của mình nếu bạn biết quản lý thời gian của mình một cách hợp lý. Tất cả mọi người đều có 24 giờ của một ngày như nhau, và khả năng tập trung ưu tiên các việc khác nhau chính là chìa khóa quyết định sự khác biệt của mỗi người.
Tập trung, kỷ luật bản thân, sử dụng ý chí và sự kiên trì. Tập trung vào một việc tại một thời điểm là phẩm chất của mọi thành công. Không có điều gì tuyệt vời trong cuộc sống từng được hoàn thành nếu không có khả năng tập trung toàn tâm toàn ý vào một việc tại một thời điểm.
Nếu bạn thật sự muốn quản lý thời gian của mình được tốt hơn thì trước khi bạn bắt đầu bất cứ điều gì, hãy tự hỏi bản thân là cách sử dụng thời gian có giá trị nhất của bạn ngay bây giờ là gì? Hãy tự lập cho mình một danh sách các việc cần và ưu tiên theo thứ tự, tiếp tục hỏi mình việc sử dụng thời gian có giá trị nhất lúc này là cho việc nào?
Khi bạn đang di chuyển, hãy cứ tiếp tục nói với chính mình cách sử dụng thời gian quý giá nhất lúc này là gì? Khi bạn rời khỏi nhà hoặc rời khỏi văn phòng, lại tự hỏi mình cách sử dụng thời gian quý giá nhất lúc này là gì? Hãy tự hỏi mình câu hỏi đó nhiều lần. Lặp lại nó đến khi nó ăn sâu vào tiềm thức như một mệnh lệnh, phản xạ của thói quen đời thường.
Bất cứ khi nào bạn bị cám dỗ làm một điều gì đó nhỏ nhặt không liên quan, hãy giữ vững niềm tin với câu hỏi trong đầu, việc sử dụng thời gian có giá trị nhất của bạn ngay bây giờ là gì? Khi đó nó sẽ thúc đẩy bạn làm việc cũng như sử dụng thời gian có giá trị nhất
Bạn sẽ cảm thấy điều đó thật tuyệt vời khi tập trung năng lượng vào những điều mang lại kết quả tốt nhất cho bạn. Nỗ lực là nguồn năng lượng của nhiệt huyết, nó khiến bạn cảm thấy phấn khởi khi đang làm việc gì đó quan trọng, nhưng nó cũng có thể khiến bạn chẳng cảm thấy gì khi bạn đang làm việc gì đó không liên quan. Bất kỳ một việc nào bạn thực hiện, hãy ưu tiên cho những việc nào mang tính cần thiết và cấp bách nhất.
Có một thực tế được nghiên cứu rằng tất cả các công ty xuất sắc đều có khuynh hướng ưu tiên những việc quan trọng nhất cần thực hiện để có kết quả nhanh nhất. Đối với tất cả các công ty không được phân loại hoặc không thuộc loại xuất sắc thì họ đều làm tất cả mọi việc cho đến khi họ đạt được điều đó.
Bạn nên biết chỉ có 20% công ty kiếm được 80% lợi nhuận trong mọi ngành nghề khi họ áp dụng cách quản lý thời gian theo phương pháp ưu tiên này. Đó là một sự khác biệt rất lớn ở đây.
Phát triển cho mình các việc cần ưu tiên làm ngay một cách chính xác, dần dần bạn sẽ là người làm việc gì cũng nhanh, cũng tốt. Hãy nâng cao phẩm chất về tốc độ và độ chính xác trong mọi việc cần làm, tương lai kỳ diệu chắc chắn sẽ mở ra trước mắt bạn.
Nếu bạn muốn phát triển thói quen làm việc nhanh, làm tốt và chính xác, hãy hành động ngay. Làm ngay bây giờ, hãy phân bổ thời gian của mình ưu tiên cho các việc cần thiết và quan trọng nhất.
Ban đầu bạn có thể mất một chút thời gian để tìm cách sắp xếp thời gian hợp lý, nhưng sau đó cái bạn có là một thói quen tốt. Hầu hết mọi người chỉ sắp xếp thời gian của mình một cách xáo trộn trong cuộc sống cho đến khi có được điều họ muốn, và họ cảm thấy hài lòng với điều đó.
Nhưng tất cả những người xuất sắc, những người có thành tựu cao đều rèn luyện cho mình tính kỷ luật về phân bổ thời gian hiệu quả. Chúng ta đang sống trong một thế hệ suy giảm ý tưởng bởi vì chúng ta đã đánh đổi sự hiệu quả để lấy sự bận rộn. Số liệu thống kê cho biết chúng ta bận rộn hơn bất kỳ thế hệ nào khác mà chúng ta từng thấy trong vòng 300 đến 400 năm qua, nhưng mức độ hiệu quả thì không tương xứng.
Thật sự thì không phải cứ thời gian làm việc bận rộn thì sẽ hiệu quả. Bạn hãy tự thử thách thời gian biểu của mình trong một phút, một giờ hoặc một ngày, một tuần, và tự hỏi bản thân rằng bạn có thực sự làm việc hiệu quả chưa, hay là cuộc sống của bạn đầy rẫy những thứ đòi hỏi bạn phải vắt kiệt thời gian, sức lực của bạn và ngăn bạn trở thành người mà chính bản thân hằng ao ước?
Rất nhiều người đang dùng sự bận rộn và tất cả sự hỗn loạn trong việc sắp xếp thời gian để làm việc mà quên nhìn nhận hoặc thay đổi nhận thức rằng “liệu làm ít việc hơn, dành ít thời gian so với hiện tại mà vẫn đạt được kinh doanh hiệu quả có khả thi không?”.
Có rất nhiều thứ bạn có thể lấy đi của một người nhưng người đó vẫn có thể làm ra cái khác được. Bạn có thể lấy bộ đồ của tôi, tôi có thể làm ra một bộ đồ khác. Bạn có thể lấy xe của tôi, tôi có thể làm và mua một chiếc xe khác. Bạn có thể lấy nhà của tôi, tôi có thể ở một căn nhà khác. Nhưng khi bạn làm mất thời gian của tôi, bạn đã lấy đi của tôi một thứ hoàn toàn không thể thay thế được.
Hầu hết trong đời sống hàng ngày, chúng ta đều không dùng thời gian, năng lượng của mình cho mục đích sử dụng cao nhất và giá trị nhất. Và một điều gì đó ở ngay bên trong tâm trí này đang diễn ra, nó mê hoặc bạn và khiến bạn đang bỏ lỡ thời gian quý báu của mình.
Bỏ lỡ thời gian chính là bạn đang bỏ lỡ cuộc sống, mục đích, niềm đam mê, sự phấn khích, sự nhiệt tình của bạn. Mỗi khoảnh khắc là một món quà, mỗi giây là một món quà. Mỗi phút là một món quà. Mỗi ý nghĩ về thời gian là một món quà, mỗi cơ hội là một món quà, những người bạn gặp đều là một món quà. Bạn bao giờ cũng được trao cho những cơ hội cùng với thời gian và khoảnh khắc như bất kỳ ai khác, quan trọng là bạn có biết nắm bắt và quyết tâm thực hiện chưa.
Không cần suy nghĩ quá nhiều nữa, hãy bắt đầu tối đa hóa những gì bạn có. Bây giờ, bất kể bạn đang ở trong lĩnh vực nào, bất kể ngành nghề cần sự nỗ lực ra sao, bất kể công việc gì, hoạt động gì, có một điểm chung mà chắc chắn tất cả những người thành công đều có là họ là những người quản lý thời gian tốt. Và lý do họ quản lý thời gian tốt là vì họ nhận ra rằng quản lý thời gian chính là quản lý cuộc sống của chính họ.
Người thành công, người chiến thắng trong cuộc sống luôn sử dụng tốt thời gian của họ. Ngược lại kẻ thất bại thì luôn quanh quẩn với việc xáo trộn thời gian của mình trong những việc vô nghĩa.
Phương pháp và ý tưởng để quản lý thời gian hiệu quả hơn
Dưới đây là những ý tưởng quản lý thời gian tốt nhất từng được áp dụng cho việc phát triển tốt mọi vấn đề trong cuộc sống mà bạn có thể tham khảo. Nếu bạn áp dụng những ý tưởng này một cách có hệ thống, bạn có thể tăng năng suất cá nhân của mình lên từ 2 đến 5 giờ mỗi ngày.
Khi năng suất của bạn tăng thì cũng đồng nghĩa với việc thu nhập của bạn tăng theo, từ đó tăng sự hài lòng trong cuộc sống của bạn. Bạn thậm chí còn có thể tăng thời gian để bạn sống có giá trị và ý nghĩa hơn. Câu hỏi đặt ra là bạn muốn học cách quản lý thời gian hiệu quả đến mức nào? Bạn sẵn sàng bỏ bao nhiêu công sức vào đó? Vậy hãy bắt đầu bằng tất cả sự quyết tâm cao nhất.
Thời gian và mục tiêu của cuộc đời
Ý tưởng đầu tiên, cũng là ý tưởng quan trọng nhất trong cốt lõi của quản lý thời gian, bánh xe cuộc đời luôn xoay quanh trục, đó chính là mục tiêu của cuộc đời mình. Mục tiêu của bạn là gì? Bạn muốn trở thành gì, bạn muốn có gì hay làm gì? Bạn muốn đạt được điều gì trong 1 năm, 2 năm, 5 năm tới?
Những người thành công hàng đầu trong mọi lĩnh vực đều có mục tiêu. Sự cân bằng của dân số thường có mục tiêu rất mơ hồ hoặc không có mục tiêu nào cả. Vì vậy, câu hỏi bạn phải tự hỏi mình là tôi là ai? Tôi đang đi đâu? Tôi muốn đạt được điều gì?
3 mục tiêu chính mà bạn phải suy nghĩ
Đầu tiên là mục tiêu cá nhân và gia đình của bạn. Đây là những lý do ý nghĩa nhất đối với việc tại sao bạn sống và có mặt trong cuộc đời này. Bạn muốn đạt được điều gì cho bản thân và gia đình mình? Hãy viết xuống và xác định chúng càng rõ ràng càng tốt.
Mục tiêu thứ hai mà bạn phải hỏi là công việc kinh doanh, sự nghiệp, tài chính, mục tiêu vật chất của bạn.Bạn muốn đạt được điều gì ở thế giới bên ngoài? Bạn muốn đóng góp giá trị của bạn ở đâu? Đóng góp cho điều gì?
Mục tiêu thứ ba bạn phải đặt ra là mục tiêu phát triển bản thân. Và theo đánh giá của những người thành công, khả năng sẵn sàng cũng như sự kiên trì của bạn trong việc phát triển bản thân là chìa khóa để hoàn thành mọi thứ khác.
Những câu hỏi quan trọng mà bạn có thể tự đặt ra cho chính mình.
Đầu tiên là: bạn sẽ làm gì? Bạn muốn đạt được gì cho bản thân? Bạn muốn trở thành gì hoặc có gì? Nếu bạn vừa trúng xổ số một triệu đô la, bạn sẽ làm gì với một triệu đô la? Nếu bạn có tất cả thời gian và tiền bạc, bạn hoàn toàn tự do quyết định làm bất cứ điều gì bạn muốn. Nếu bạn kiếm được một triệu đô la, bạn sẽ làm gì khác đi? Nghĩ về điều đó và luôn giữ nó trong tâm trí của bạn.
Thứ hai là: bạn sẽ làm gì nếu hôm nay bạn biết rằng bạn chỉ còn nửa năm để sống? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ còn nửa năm để sống? Bạn sẽ ngừng làm gì? Bạn sẽ muốn làm gì hơn? Bạn sẽ dành thời gian cho ai? Bây giờ, câu trả lời cho câu hỏi đó rất quan trọng bởi vì nó cho bạn biết là bạn thực sự coi trọng điều gì, điều gì thực sự có ý nghĩa đối với bạn.
Những gì ở thực tế thường hiện hữu đó là lòng tự trọng và sự hài lòng. Hạnh phúc trong cuộc sống đến từ việc đạt được các mục tiêu và hoạt động sắp xếp thời gian của bạn phù hợp với các giá trị mà bạn đặt ra, với những ưu tiên công việc cho các giá trị khác nhau, với những gì bạn cho là thực sự quan trọng.
Thứ ba là: điều tuyệt vời nào bạn dám mơ ước nếu bạn tin rằng mình không thể thất bại? Nếu bạn biết chắc chắn rằng bạn không thể thất bại, bạn sẽ đặt mục tiêu gì cho mình? Bởi vì đôi khi trả lời câu hỏi đó sẽ cho bạn biết một điều vì sao mà bạn được sinh ra trên trái đất này để bạn tích cực hoàn thành điều bạn cần làm.
Liên quan đến quản lý thời gian hiệu quả cho đến khi hoàn thành được các mục tiêu là chúng phải được viết ra. Bạn phải viết chúng ra, bạn phải xác định chúng. 1% những người thành công hàng đầu trong mọi lĩnh vực đều có những mục tiêu rất rõ ràng cụ thể, mục tiêu của họ được viết ra và hầu hết họ đều mang theo mục tiêu bên mình.
Hãy đi từ các mục tiêu cốt lõi mà thành công có thể mang lại. Kế đến là các kế hoạch hành động có tổ chức. Trong một hoặc nhiều nghiên cứu được thực hiện đã đi đến kết luận rằng hành động không có kế hoạch là nguyên nhân của mọi thất bại.
Hành động không có kế hoạch là nguyên nhân của sự thất vọng, lãng phí thời gian, lo lắng, căng thẳng và thiếu động lực trong cuộc sống. Bất kể bạn làm gì, các kế hoạch hành động được sắp xếp một cách logic là rất quan trọng.
Một kế hoạch hành động được sắp xếp một cách có tổ chức là gì?
Một kế hoạch hành động được sắp xếp có tổ chức là nơi bạn thực hiện mục tiêu của mình và bạn chủ động viết ra từng bước mà mình sẽ phải tuân theo để hoàn thành mục tiêu đó.
Viết nó ra và liệt kê tất cả các kế hoạch hành động, hoạt động khác nhau đó và bạn sắp xếp chúng lại với nhau thành một kế hoạch mà sau đó bạn có thể thực hiện hàng ngày. Bạn quyết định việc nào phải làm trước và việc nào phải làm sau, việc nào quan trọng hơn, việc nào kém quan trọng hơn. Trên thực tế, khả năng đặt mục tiêu và lập kế hoạch để hoàn thành mục tiêu là kỹ năng bậc thầy của thành công.
Nếu tất cả những gì bạn học được trong cuộc sống, tất cả những gì bạn học được ở trường là khả năng trở thành người liên tục đặt mục tiêu và lập kế hoạch liên tục ngày đêm, lập kế hoạch tổ chức, lập kế hoạch viết, suy nghĩ về những gì bạn đang cố gắng hoàn thành thì bạn sẽ hoàn thành được mục tiêu nhiều hơn, sớm hơn trong một hoặc hai năm so với hầu hết mọi người đạt được trong mười năm hoặc cả đời.
Thực tế của việc này, nó không liên quan gì đến trí thông minh của bạn, nó không có bất cứ điều gì để làm với nền tảng giáo dục của bạn. Một nửa số người được giáo dục tốt nhất trong ở trường học đang làm việc cho những người chưa học hết trung học hoặc chưa học xong đại học. Nếu bạn không có những mục tiêu rõ ràng cho cuộc đời mình, bạn sẽ mãi mãi bị gắn chặt cuộc đời với việc phải làm việc cho những người có mục tiêu đó.
Bạn có thể thấy rằng trong cuộc sống, những điều này trông có vẻ rất đơn giản. Một là bạn tích cực làm việc để hoàn thành mục tiêu của mình ngay bây giờ hoặc bạn đang làm việc để đạt được mục tiêu của người khác, điều này cực kỳ quan trọng đối với hầu hết những người thành công. Một điểm cần ghi nhớ của một người quản lý thời gian xuất sắc là phân tích và lập một danh sách cần thiết.
Vậy làm thế nào để tạo lập và phân bổ thời gian cho một danh sách?
Hãy lập danh sách công việc và thời gian biểu mỗi ngày vào buổi tối trước khi đi ngủ cho hôm sau. Luôn nói với chính mình phải tuân thủ cách làm việc từ một danh sách.
Lý do của việc này chính là nếu bạn lập một danh sách vào buổi tối hôm trước, thì tiềm thức sẽ làm việc với danh sách mà bạn lập ra khi bạn đang ngủ. Trong đêm, tiềm thức sẽ giải quyết các vấn đề và mang đến những hiểu biết sâu sắc cho bạn. Bạn sẽ thức dậy vào buổi sáng với những hiểu biết, ý tưởng, trực giác, câu trả lời giúp ngày mới của bạn hiệu quả hơn.
Nếu bạn không có danh sách, nó giống như lái xe trên đường mà không có phanh. Mà xe không phanh di chuyển thì bạn biết như thế nào rồi đấy.
Mọi thứ xảy ra đều khiến bạn đi theo một hướng khác. Một danh sách cung cấp cho bạn một bản nhạc hay để bạn đắm chìm thưởng thức trong cả ngày. Một lý do khác mà bạn sử dụng danh sách là vì với danh sách, bạn có thể phân tích giai đoạn của mình.
Bạn có thể nói điều gì quan trọng hơn và điều gì ít quan trọng hơn. Bạn có thể nói những gì không liên quan, những gì có thể được lướt qua, những gì có thể trì hoãn, những gì không thể không làm. Mỗi khi bạn đánh dấu một điều gì đó trong danh sách của mình, điều đó mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành dễ dàng hơn.
Người ta nói rất đúng rằng hạnh phúc là sự thực hiện dần dần một lý tưởng xứng đáng, hạnh phúc là từng bước hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết để đạt được một đời sống an vui. Tôi tin chắn rằng một cuộc sống thành công dựa trên những chuỗi ngày thành công, và chuỗi ngày thành công dựa trên việc thực hiện danh sách ưu tiên từng bước một.
Có nhiều người có mục tiêu mơ hồ, cũng có người có mục tiêu rất rõ ràng. Cũng có nhiều người lập kế hoạch với mục tiêu và cũng có người không làm gì cả. Nhưng vấn đề lớn nhất trong cuộc đời con người là thiết lập thứ tự ưu tiên, xác định điều gì phù hợp và điều gì không liên quan.
Trong việc thiết lập các ưu tiên, một nhà kinh tế người Ý tên là Vilfredo Pareto vào năm 1895 đã đưa ra một nguyên tắc được gọi là nguyên tắc Pareto, còn có tên gọi là quy tắc 80 20. Quy tắc nói rằng 80% giá trị sẽ nằm trong 20% những gì bạn làm.
Điều đó có nghĩa là gì?
Điều đó có nghĩa là nếu bạn lập một danh sách mười việc bạn phải làm hôm nay, bạn sẽ thấy rằng hai trong số đó xứng đáng hơn tất cả những việc còn lại gộp lại. Sự khác biệt giữa những người có mức độ làm việc hiệu quả cao, như Vilfredo Pareto đã nói đó là những người hiệu quả cao làm việc dựa trên việc ưu tiên điều quan trọng so với điều ít quan trọng.
Những người làm việc kém hiệu quả thường xoay quanh những thứ tầm thường. Họ làm những việc họ cảm thấy vui, những việc dễ dàng, những công việc nhỏ, những công việc không liên quan, nhưng họ cứ trì hoãn những công việc thật sự cần thiết cho họ.
Chìa khóa thành công là luôn đặt câu hỏi này, cách sử dụng thời gian có giá trị nhất của bạn ngay bây giờ là gì? Trước khi bắt đầu, hãy luôn tự hỏi bản thân rằng đây có phải là điều quan trọng nhất mà bạn có thể làm không? Đây có phải là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của không? Điều này có mang lại cho mình khoản tiền cao nhất không? Đây có phải là cách sử dụng thời gian có giá trị nhất không?
Quản lý thời gian là sự tập trung.
Học cách tập trung là hoàn toàn cần thiết để thành công. Bạn không thể đạt được bất cứ điều gì đáng giá trong cuộc sống nếu không có khả năng tập trung cao độ vào một việc tại một thời điểm và gắn bó với nó cho đến khi hoàn thành.
Các nghiên cứu về thời gian và chuyển động đã chỉ ra rằng nếu bạn bắt đầu một nhiệm vụ và dừng giữa chừng, bạn quay lại với nó và tiếp tục, bạn lại bắt đầu và dừng giữa chừng, sau đó lại quay lại và tiếp tục với nó thì sẽ khiến bạn mất tới 500% thời gian cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ so với việc bạn tập trung thực hiện nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành.
Alec McKenzie, một chuyên gia quản lý thời gian tuyệt vời gọi đây là cách xử lý độc lập. Khi bạn đã lập danh sách những việc bạn phải làm, sắp xếp các mục tiêu, xác định ưu tiên cao nhất và có giá trị nhất thì hãy chọn việc quan trọng nhất và bắt đầu thực hiện và kiên trì thực hiện cho đến khi hoàn thành.
Hãy nói với chính bản thân nếu tôi không tiếp tục với nhiệm vụ này cho đến khi nó hoàn thành, tôi sẽ không làm được gì khác. Đó là một điều tuyệt vời. Khi bạn tập trung cao độ vào một nhiệm vụ quan trọng, bạn sẽ cảm thấy tràn đầy năng lượng và nhiệt huyết.
Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng, lòng tự trọng của bạn tăng lên, bạn cảm thấy mình là người chiến thắng, bạn cảm thấy tuyệt vời về bản thân. Nhưng nếu bạn làm những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp, thì ngay cả khi bạn hoàn thành chúng và làm chúng thật tốt, thì bạn cũng chẳng nhận được đồng nào. Bạn không có bất kỳ hứng thú hay hồi hộp nào khi làm điều gì đó không quan trọng đối với chính bạn.
Hầu hết căng thẳng, lo lắng, thất vọng trong thế giới công việc ngày nay đều bắt nguồn từ việc làm việc quá sức với những nhiệm vụ không liên quan. Nếu điều gì đó không cần thiết, thì nó không đáng để bỏ thời gian quá nhiều cho nó. Không cần thiết các công việc phải được thực hiện và hoàn thành ở góc độ trọn vẹn.
Quản lý thời gian là đặt ra thời hạn
Làm thế nào để bạn thiết lập thời hạn? Trước hết, khi bạn đặt mục tiêu, khi bạn chỉ định nhiệm vụ, đặt thời hạn khi nào sẽ hoàn thành, hãy luôn đặt thời hạn cho mình được dài hơn chút so với những gì bạn nghĩ và luôn cố gắng hoàn thành trước thời gian cho phép.
Nói với những người khác rằng bạn sẽ hoàn thành trước thời hạn này. Hứa với người khác rằng bạn sẽ hoàn thành công việc của mình. Đó là một cách mạnh mẽ về niềm tin để bạn hoạt động như đang bị thú dữ tấn công và bạn đang phải cong chân mà chạy hết sức mình.
Hệ thống ép buộc là thứ thúc đẩy bạn phải luôn tiếp tục với nó, bởi vì nếu bạn không đặt ra thời hạn và tự đặt ra cho mình một hệ thống ép buộc, bạn sẽ rơi vào cái bẫy gọi là Luật Parkinson. Định luật Parkinson nói rằng các công việc được mở rộng ra là để lấp đầy thời gian được phân bổ cho nó. Nếu bạn có khả năng hoàn thành 1 công việc trong 2 giờ làm việc và thời gian của bạn có là 8 giờ, bạn sẽ kéo dài thời gian làm việc đó ra cho đủ hoặc hơn 8 giờ.
Luật Parkinson cũng nói rằng hợp đồng làm việc để lấp đầy thời gian được phân bổ cho nó. Nếu bạn có 8 giờ làm việc và vì trường hợp khẩn cấp, bạn phải hoàn thành công việc đó trong 2 giờ, bạn sẽ hoàn thành công việc đó trong 2 giờ. Những người làm việc hiệu quả luôn đặt ra thời hạn kỷ luật nghiêm ngặt cho bản thân, vì vậy họ hoàn thành được nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn thay vì hoàn thành ít công việc hơn trong một khoảng thời gian dài.
Quản lý thời gian là cần có nhật ký thời gian rõ ràng
Viết ra và theo dõi xem thời gian của bạn đang trôi đi đâu. Tất cả những người làm việc hiệu quả đều biết thời gian của họ đi đâu.
Một nguyên tắc thú vị liên quan đến việc quản lý thời gian đó là bạn càng xem thời gian quan trọng, bạn càng thành công và bạn càng có xu hướng đo lường thời gian của mình bằng phút. Khi bạn ít thành công, bạn càng có xu hướng đo lường thời gian của mình bằng giờ, ngày và tuần.
Người bình thường thì nghĩ về các việc ngoài luồng trong cả buổi sáng hoặc cả buổi chiều. Người trên trung bình thì nghĩ hàng giờ. Người thành công nghĩ đến nửa giờ. Người rất thành công nghĩ về thời gian quý báu của họ trong danh sách các việc cần thiết nhất.
Họ phân bổ thời gian cẩn thận. Bây giờ, cách duy nhất mà bạn có thể làm là theo dõi xem bạn đang dành thời gian vào việc gì. 60, 70, 80% mọi người không nhận thức được cách họ sử dụng thời gian.
Họ nghĩ rằng họ dành nhiều thời gian cho các cuộc họp, hóa ra họ dành nhiều thời gian giao tiếp xã hội. Họ nghĩ rằng họ dành nhiều thời gian để làm việc trên các báo cáo, hóa ra họ dành rất nhiều thời gian trên điện thoại. Họ nghĩ rằng họ dành nhiều thời gian để làm những công việc quan trọng, hóa ra họ dành rất nhiều thời gian để lãng phí thời gian.
Hãy ghi lại nhật ký thời gian hoặc chỉ giữ một tờ ghi chú tóm tắt ngắn gọn. Và bất cứ khi nào bạn có cơ hội nhìn vào đồng hồ của mình, hãy viết ra những gì bạn đang làm vào thời điểm đó hoặc nhờ người khác xem những gì bạn đang làm và phản hồi cho bạn về cách bạn sử dụng thời gian. Sau đó bạn phải hỏi, cách tôi sử dụng thời gian có nhất quán với các mục tiêu chính, các ưu tiên hàng đầu, nhiệm vụ mang lại lợi ích cao không? Và bạn sẽ thấy rằng, đa phần đều không phải vậy.
Bạn cũng sẽ thấy rằng bạn cảm thấy thất vọng và căng thẳng nếu bạn không dành thời gian cho những việc mà bạn phải làm. Đừng sợ, hãy tiếp tục đo lường thời gian của bạn, ghi lại thời gian của bạn, phân tích thời gian của bạn. Tôi đang sử dụng thời gian của mình như thế nào? Tôi có đang dành thời gian cho những điều quan trọng đối với mình không? Tôi có đang dành thời gian của mình cho những thứ mang lại cho tôi một khoản tiền lớn không? Và nếu không, hãy tiếp tục điều chỉnh và sửa đổi lịch trình của bạn.
Một điểm rất thú vị liên quan đến nhật ký thời gian là kỷ luật tự giác là rất quan trọng. Bạn phải kỷ luật bản thân, đo lường và phân tích thời gian của mình mỗi ngày, nếu không bạn sẽ lại bỏ lỡ nó để trở thành một người quản lý thời gian hiệu quả.
Nguyên tắc trì hoãn của việc quản lý thời gian hiệu quả
Có hai loại trì hoãn đó là trì hoãn tích cực và trì hoãn tiêu cực. Trì hoãn tích cực là khi bạn trì hoãn thực hiện những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp, là khi bạn trì hoãn làm những việc không đóng góp nhiều cho mục tiêu chính của bạn.
Trì hoãn tiêu cực là khi bạn trì hoãn những gì được gọi là nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Có một điểm thú vị đó là nhiệm vụ của hầu hết chúng ta thường gặp hoặc là cấp bách phải hoàn thành ngay nhưng không quá quan trọng, hoặc là việc quan trọng bắt buộc phải hoàn thành nhưng không cấp bách. Tất cả việc này có tác động rất lớn đến bạn và tương lai của bạn.
Con người chúng ta có xu hướng tự nhiên là luôn làm những việc khẩn cấp hơn là những việc quan trọng, nhưng ít ai nhận thức rõ được nhiệm vụ quan trọng hiếm khi khẩn cấp và nhiệm vụ khẩn cấp hiếm khi quan trọng.
Vì vậy, nếu bạn muốn kiếm 10 ngàn đô đầu tiên của mình trong 1 năm thì bạn vượt qua sự trì hoãn những việc quan trọng bằng cách thực hiện lặp đi lặp lại điều cần thiết. 10 ngàn đô chia cho 365 ngày trong năm thì mỗi ngày bạn cần làm những việc để có ít nhất 27 hoặc 28 đô trở lên, 28 đô chia cho 8 giờ làm việc của bạn trong 1 ngày thì mỗi giờ bạn cần làm những việc tạo ra ít nhất 3,5 đô trở lên.
Đây là một phương pháp rất đơn giản. Nó được phát triển bởi William Clement Stone khi còn trẻ. Anh ấy đã gây dựng được khối tài sản trị giá 500 triệu đô la, và đây là một trong những nguyên tắc cốt lõi của cuộc đời anh ấy.
Nó chỉ đơn giản là mỗi sáng khi bạn thức dậy, hãy nói đi nói lại với chính mình, hãy làm ngay bây giờ, thực hiện điều bạn nghĩ ngay bây giờ. Bất cứ khi nào bạn có xu hướng trì hoãn những việc này, hãy lập trình cho tiềm thức của bạn mệnh lệnh có điều kiện tự động này, hãy làm ngay không được chần chừ.
Không có ví dụ nào về một người thành công ở bất cứ đâu mà không có cảm giác cấp bách thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất? Nếu bạn phát triển điều này khi ai đó giao cho bạn một nhiệm vụ, và bạn bắt tay vào làm để hoàn thành nó nhanh chóng, thì chỉ điều đó thôi cũng sẽ đưa bạn lên vị trí hàng đầu trong một khoảng thời gian rất ngắn.
Hãy ủy quyền mọi thứ mà bạn có thể để bạn có thêm thời gian
Ủy quyền có nghĩa là gì? Điều này có nghĩa là bất kể tỷ lệ hàng giờ của bạn là bao nhiêu, giả sử mục tiêu của bạn là kiếm được 50.000 đô la một năm. Nếu bạn làm việc 8 giờ một ngày, đó là 25 đô la một giờ. Bạn sẽ ủy quyền cho người khác thực hiện thay bạn với giá thấp hơn.
Bạn hiểu rồi chứ? Bạn sẽ là 25 đô la của một người trong một giờ. Bây giờ, cách duy nhất bạn có thể kiếm được 25 đô la một giờ là bạn làm công việc có giá 25 đô la trong 1 giờ trở lên. Và cách duy nhất để bạn có thể làm công việc 25 đô la một giờ hoặc nhiều hơn là bạn hãy tìm bất kỳ điều gì có thể được thực hiện bởi bất kỳ ai kiếm được ít hơn 25 đô là mỗi giờ so với bạn, có thể là những người chỉ kiếm được 10, 15, 20 đô la mỗi giờ làm thay công việc của bạn để bạn có thể tập trung làm công việc khác có nhiều tiền hơn.
Tài nguyên quý giá nhất trên thế giới ngày nay là thời gian hiệu quả. Đừng lãng phí thời gian của bạn quá nhiều khi đi giặt đồ, rửa xe, cắt cỏ, dọn dẹp nhà cửa. Đừng lãng phí thời gian làm việc của bạn để làm những việc mà bạn có thể thuê người làm với mức lương 5 đô la hoặc 10 đô la một giờ. Sử dụng thời gian hiệu quả của bạn vào những công việc có giá trị cao hơn để tạo ra thu nhập tốt hơn.
Ủy quyền mọi thứ mà bạn có thể. Trên thực tế, kết luận chung của nó là nếu bạn không thể ủy thác, nếu bạn không thể khiến người khác làm những việc có mức độ ưu tiên thấp hơn cho bạn, thì bạn không thể phát triển, khi bạn không thể phát triển thì bạn càng không thể thành công. Đừng nói với ai rằng bạn thành công trong việc bán hết một nồi canh bún, chắc chắn có giới hạn của nó.
Phân bổ thời gian cho các cuộc họp nếu cần thiết
Các cuộc họp là một phần hoàn toàn thiết yếu của cuộc sống con người. Chúng ta dành 75% thời gian bên ngoài và bên trong gia đình để giao tiếp với người khác.
Thống kê gần đây nói rằng trung bình một người dành từ 3 đến 5 năm cuộc đời cho các cuộc họp. Một doanh nhân trung bình dành 25% thời gian trong ngày cho các cuộc họp và đang lãng phí hơn một nửa thời gian đó. Dưới đây là một số chìa khóa để sử dụng các cuộc họp như một công cụ kinh doanh hiệu quả cho bạn.
1/Có mục đích rõ ràng cho một cuộc họp.
Hãy chắc chắn rằng mục đích của cuộc họp là rõ ràng ngay từ đầu. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp. Khi bạn bắt đầu cuộc họp, bạn nói mục đích của cuộc họp này là gì, và nếu không, khi bạn ngồi xuống bạn hãy hỏi người chủ trì cuộc họp, mục đích của cuộc họp này là gì? Hỏi chính bạn có coi cuộc họp là một khoản đầu tư không?
Hãy dành thời gian, xem giá trị thời gian bằng đô la của mỗi người trong bàn và coi đó như một khoản đầu tư nhiều đô la đó vào thời gian. Cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian trong các cuộc họp là không nên làm gì nếu bạn có thể tránh được một cuộc họp. Đừng đến đó nếu bạn không cần phải ở đó và tìm cách tiếp nhận thông tin về những gì đã diễn ra trong cuộc họp.
2/Đảm bảo rằng có một chương trình làm việc
Một cuộc họp cũng giống như một danh sách các việc quan trọng. Đó có thể bao gồm công việc của bạn và của người khác, việc quan trọng và việc không quan trọng đối với bạn. Thật lãng phí thời gian nếu đi họp mà không có check list rõ ràng.
Việc bạn tìm hiểu và ghi chép trước danh sách các mục có trong cuộc họp nó tốt hơn là không có danh sách nào cả. Xử lý các mục quan trọng nhất đầu tiên. Khi bạn đã hoàn thành phần đóng góp của mình, hãy hỏi xem bạn có thể xin phép để tiếp tục công việc của bạn trước khi cuộc họp dừng hay không.
Có hai điều khiến cuộc họp đi chệch hướng và các cuộc trao đổi trở nên không liên quan. Một là tán gẫu trong cuộc họp và thứ hai là chờ đợi cho đến khi người đến muộn xuất hiện. Quy tắc cơ bản với các cuộc họp là luôn giả định rằng người đến muộn hoàn toàn không đến và bắt đầu cuộc họpmà không nhất thiết phải chờ nữa.
Bắt đầu đúng giờ và kết thúc các cuộc họp vào thời gian quy định. Giả sử cuộc họp sẽ bắt đầu lúc tám giờ, kết thúc lúc chín giờ và đúng 09:00h hãy kết thúc cuộc họp mà không cần kéo dài thêm.
Sự gián đoạn trong việc quản lý thời gian
Những kẻ lãng phí thời gian lớn nhất trong thế giới công việc, trong văn phòng là sự gián đoạn. Hai loại gián đoạn thường xảy ra chính là điện thoại và đi ngang khu vực nào đó để dừng lại tán gẫu, đây những người chỉ ghé vào để giao lưu và nói chuyện linh tinh trong phút chốc.
Làm thế nào để ứng biến với những gián đoạn này?
Hãy nói về điện thoại trước. Cách bạn đối phó với sự gián đoạn qua điện thoại là hãy nhớ điều này khi bạn còn là một người trẻ, điện thoại là nơi bạn thường nhận cuộc gọi từ bạn trai hoặc bạn gái của mình.
Ngày nay chúng ta vẫn có vô số lý do để có một sự thôi thúc không thể cưỡng lại việc phải trả lời điện thoại. Trên thực tế, người ta đã chứng minh rằng bạn có thể liên lạc với mọi người qua điện thoại mà bạn không bao giờ có thể tiếp cận trực tiếp, bởi vì mọi người không thể cưỡng lại việc trả lời điện thoại đang đổ chuông. Bạn phải có tính kỷ luật riêng của bản thân để nhớ rằng nếu việc họ gọi cho bạn đủ quan trọng, họ sẽ gọi lại.
Đây là một số điều bạn có thể làm với các cuộc gọi điện thoại.
Trước hết, hãy sắp xếp ưu tiên cho các cuộc gọi của bạn. Nói với ai đó rằng bạn sắp tham gia một cuộc họp, bạn sẽ đi làm và tất cả các cuộc gọi của bạn bị giữ trong hai hoặc 3 giờ và sau đó sắp xếp gọi lại lần lượt tất cả.
Thứ hai, liên quan đến việc cắt ngang, nếu bạn không muốn bị làm phiền bởi cuộc gọi cho mình, hãy làm như điện thoại bạn đã hết pin. Nếu nó quan trọng, họ sẽ gọi lại cho bạn. Một điều khác mà bạn có thể làm nếu không thể chịu được việc tắt nguồn điện thoại là đặt máy trả lời tự động và ghi lại các cuộc gọi bằng cách cài đặt trả lời tự động rồi gọi lại cho họ khi rảnh rỗi.
Nguyên tắc tiếp theo liên quan đến sự gián đoạn là con người
Đó là quy tắc cơ bản. Hầu hết mọi người đều lãng phí thời gian. Họ lãng phí thời gian của bạn, họ lãng phí thời gian của chính họ, họ lãng phí thời gian của người khác.
Chính vì lẽ đó bạn phải cảnh giác với điều này. Khi một người đến gần và họ muốn nói chuyện với bạn, họ sẽ ghé vào mà không báo trước. Cách nhanh nhất để tránh việc như vậy là đứng dậy khi họ bước vào.
Nếu bạn đứng lên và di chuyển, họ sẽ không ngồi xuống. Và bạn có thể dẫn họ ra ngoài khu vực làm việc của mình, hãy dừng việc lãng phí thời gian của họ đối với bạn bằng cách nói bạn sẽ thực hiện một công việc nào đó ngay bây giờ.
Khu vực kết quả chính trong quản lý thời gian hay quản lý cá nhân
Nói cách khác, đó là những kết quả then chốt mà bạn được thuê để hoàn thành công việc của mình. Ngay cả khi bạn sở hữu doanh nghiệp của riêng mình, bạn vẫn phải tuân theo các việc đem lại kết quả nhiều nhất.
Cách mà bạn tìm ra điều này là bạn tự hỏi đi hỏi lại câu hỏi này, tại sao tôi lại được trả lương? Tại sao bạn lại có tên trong bảng lương? Bạn đã được thuê để hoàn thành những gì? Vì vậy, bạn phải hỏi, các chức năng cốt lõi của công việc của bạn là gì? Mục tiêu công việc của bạn là gì? Lý do chính gây ra căng thẳng ở nơi làm việc ngày nay là mọi người không biết rõ những gì được mong đợi.
Có thể nói rằng 80 hoặc 90% số người ngoài kia không biết những gì được mong đợi. Họ không chắc tại sao họ lại có tên trong bảng lương. Không sao, dưới đây là một kỹ thuật rất đơn giản cho việc nhận biết này.
Đến gặp sếp của bạn với một danh sách mọi việc bạn làm và yêu cầu sếp sắp xếp nó theo thứ tự ưu tiên. Nói rõ cái gì là số một? Số hai là gì? Số ba là gì? A, B, hoặc C là gì? Hãy nhờ sếp sắp xếp danh sách của bạn theo thứ tự ưu tiên và đưa lại cho bạn, rồi bạn sẽ ngạc nhiên với cách làm này.
Nhưng tại sao bạn nhất thiết phải biết lý do tại sao bạn được trả lương? Đơn giản là bạn không thể thể hiện xuất sắc được. Bạn không thể làm công việc vượt trội. Bạn không thể được thăng chức. Bạn không thể được tăng lương trừ khi bạn đang làm và làm tốt những việc then chốt mà sếp đã thuê bạn làm.
Đường cong học tập là cần thiết để sử dụng thời gian hiệu quả hơn
Một đường cong học tập nói điều này. Nó nói rằng khi bạn làm một công việc lần đầu tiên, bạn sẽ mất nhiều thời gian nhất để làm nó bởi vì bạn đang học cách làm. Lần thứ hai, nó mất ít hơn. Lần thứ ba, thứ tư nó càng ít hơn nữa.
Lý thuyết đường cong học tập nói rằng bạn có thể giảm tới 80% lượng thời gian nếu bạn làm đi làm lại cùng một công việc trong một khoảng thời gian.
Vì vậy, sắp xếp các nhiệm vụ của bạn chính là quản lý thời gian, có nghĩa là nếu bạn định gọi điện thoại, hãy thực hiện tất cả các cuộc điện thoại của bạn cùng một lúc thay vì gọi cho 1 người xong quay lại làm việc được 10 phút lại tiếp tục gọi cho 1 người nữa.
Nếu bạn định lập hóa đơn, hãy thực hiện tất cả các hóa đơn cùng một lúc. Nếu bạn định viết thư, hãy viết cho tất cả thư từ cùng một lúc, nếu bạn định đọc và cập nhật, hãy đọc mọi thứ cùng một lúc.
Người ta thấy rằng nếu bạn làm điều này một cách thường xuyên, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn bằng cách thực hiện nó và tập trung vào các ô nhiệm vụ hơn là nếu bạn không làm. Sắp xếp công việc của bạn bất cứ khi nào bạn có thể hình dung ra, điều mà hầu hết mọi người làm là họ thực hiện một chút cuộc gọi điện thoại, một chút thư từ, một chút về điều này, một chút về điều kia và họ không có đường cong học tập nào cả. Mỗi người lại mất một lượng thời gian tối đa cho những việc vô nghĩa.
Sự gọn gàng cũng khiến bạn quản lý thời gian tốt hơn
Mọi nghiên cứu đã được thực hiện đều nói lên điều này, nghiên cữu nói rằng nếu bạn chăm chỉ dọn dẹp môi trường làm việc của mình gọn gàng và mọi thứ không cần thiết đều nằm ngoài bàn làm việc hoặc nơi làm việc của bạn, bạn chỉ giữ lại những gì mà bạn đang làm sẽ giúp tăng năng suất của bạn từ 20% đến 40%.
Mọi người có một thời gian khó khăn để hiểu điều này, nhưng bạn có thể tự mình thử nghiệm nó, thử làm việc với một cái bàn bừa bộn. Sau đó hãy quay lại làm việc với một cái bàn gọn gàng, chắc chắn bạn sẽ ngạc nhiên về sự khác biệt mà nó tạo ra.
Ngay cả trong nhà bếp, bạn sẽ thấy rằng nếu bạn lấy một thứ ra để sử dụng mà không cất nó đi và tiếp tục lấy một thứ khác ra, nó sẽ làm cho góc bếp bừa bộn và bạn rất khó khăn để nấu ăn. Nếu bạn không sử dụng cái gì ngay lập tức, hãy cất nó đi cho đến khi cần, đó là quy tắc.
Thêm một nghiên cứu đã được thực hiện, 98% giám đốc điều hành cấp cao cho biết họ sẽ không thăng chức cho một người bừa bộn, họ sẽ không giao cho một người bừa bộn những trách nhiệm lớn hơn.
Nếu bạn không ngăn nắp, cho dù bạn có tự tin với bản thân đến mức nào đi chăng nữa, mọi người xung quanh đều kết luận rằng bạn là người kém hiệu quả, không đáng tin cậy, không đáng tin cậy tương ứng với không đủ năng lực. Và ngay cả khi bạn hoàn thành tốt công việc, họ vẫn nghĩ đó chỉ là may mắn của bạn.
Sử dụng thời gian chuyển tiếp của chính mình
Bạn sẽ luôn được trả công trong cuộc sống từ những giá trị đóng góp của bạn. Nếu bạn muốn kiếm được nhiều tiền hơn, bạn phải học nhiều hơn. Những người thành công nhất là những người liên tục tiếp nhận thông tin mới, liên tục học hỏi thêm, liên tục tận dụng mọi cơ hội để theo kịp nghề nghiệp và nâng cao kiến thức của họ.
Kiến thức trong mọi lĩnh vực ngày nay đang tăng gấp đôi sau mỗi 5 đến 7 năm. Điều đó có nghĩa là bất cứ điều gì bạn đang làm để duy trì kiến thức của bạn đều phải tăng gấp đôi sau mỗi 5 đến 7 năm..
Nguyên tắc cơ bản là bạn nên dành một giờ mỗi ngày để đầu tư vào tâm trí của chính mình, đầu tư vào chính bạn. Bạn phải dành một giờ mỗi ngày để đọc, nghiên cứu và ghi chép. Nếu bạn làm ít hơn một giờ mỗi ngày, bạn sẽ bị tụt lại phía sau. Nếu bạn làm việc này 2 giờ mỗi ngày, bạn đã đặt mình đứng về phía những người thành công.
Một người bình thường uống hai lần cà phê mỗi ngày, mỗi lần 20 phút, họ tốn 40 phút mỗi ngày cho việc thưởng thức cafe. Thời gian năm ngày uống cafe trong một tuần là 200 phút, 200 phút nhân với 50 tuần một năm là 10.000 phút. 10.000 phút là 166 giờ. 166 giờ là hơn bốn tuần đủ 40 giờ.
Điều đó có ý nghĩa gì với bạn không? Nếu bạn quyết định rằng bạn sẽ đọc về một chủ đề cụ thể vào giờ nghỉ giải lao trong năm tới, thì bạn có khả năng sẽ trở thành một chuyên gia về chủ đề đó trước khi hết năm. Ngay khi bạn ngồi uống cà phê, hãy đảm bảo rằng bạn có thứ gì đó để đọc, cho dù đó là quản lý thời gian, thiết lập mục tiêu hay giao tiếp cá nhân, nghề nghiệp của bạn.
Hầu hết mọi người ngồi đó trong giờ nghỉ giải lao để tán dóc, đọc tin thể thao hoặc xem một bộ phim mà họ không nhận ra rằng cuộc sống của họ đang trôi qua một cách vô nghĩa. Hãy nhớ không bao giờ dừng việc bổ sung thêm thông tin kiến thức cho chính mình. Sử dụng những thứ được gọi là quà tặng của thời gian để sau này có thể làm bất cứ điều gì mình muốn với chúng.
Quả thật những người thành tựu cao sử dụng những món quà thời gian đó như thể chúng rất quý giá, còn những người có thành tựu thấp thì không. Bạn muốn trở thành người như thế nào?
Đúng giờ là chìa khóa của việc quản lý thời gian
Chỉ có một khoảng thời gian 60 giây cho bất kỳ cuộc hẹn nào trước khi bạn đến đúng giờ. Nếu bạn không thể đến sớm, chắc chắn rằng bạn sẽ đến muộn. Nếu bạn muốn nổi bật so với những người bình thường, tất cả những gì bạn phải làm là tính kỷ luật về việc đúng giờ.
Nếu bạn hỏi một người gì về một ai đó rất đúng giờ? Khả năng cao họ sẽ nghĩ người này có năng lực hơn, đáng tin cậy hơn, thông minh hơn, có giá trị hơn và có nhiều khả năng được thăng chức và giao những trách nhiệm lớn hơn so với người lúc nào cũng đi trễ. Người luôn trễ giờ được coi là không đáng tin cậy, cẩu thả, vô kỷ luật, quản lý thời gian kém và không có khả năng đảm đương những trách nhiệm lớn hơn.
Tại sao mọi người không đúng giờ?
Chỉ có hai lý do chính. Một là họ không nhận ra tầm quan trọng của việc đúng giờ. Hai là họ không bao giờ nghĩ rằng khi trễ hẹn thì cũng đồng nghĩa đang xúc phạm người đã đồng ý gặp họ vào thời điểm đó.
Việc không đúng giờ sẽ khiến người cần gặp có cảm giác thiếu tập trung, đối phương thiếu tôn trọng và mệt mỏi. Sẽ không chú ý đến những gì diễn ra tiếp theo.
Hãy ngưng tất cả các cuộc gọi điện thoại và tập trung toàn tâm toàn ý vào một người. Mười phút trò chuyện tập trung sẽ tốt hơn rất nhiều so với 1 giờ trò chuyện bị gián đoạn.
Đơn giản hóa công việc để có thêm thời gian
Luôn tìm cách để thực hiện các công việc nhanh hơn, dễ dàng hơn, rẻ hơn, tốt hơn. Các cá nhân thành công đã đưa sự nghiệp của họ đi đúng hướng bằng cách tìm cách hợp lý hóa các quy trình hiện có.
Nếu bạn muốn hoàn thành nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian bạn có thể thực hiện một lần, bạn có thể làm việc lâu hơn. Nói cách khác, bạn có thể dành nhiều giờ hơn để làm việc.
Nhưng đó không phải là một ý tưởng tuyệt vời vì năng suất của bạn bắt đầu giảm xuống và bạn bắt đầu phạm sai lầm, nhưng bạn phải quay lại và sửa chữa, v.v.
Làm việc nhanh hơn sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn. Bạn cũng có thể làm ít việc hơn nhưng lại làm được nhiều việc quan trọng hơn. Thực hiện các nhiệm vụ có giá trị cao hơn trong cùng một khoảng thời gian để tăng năng suất của bạn. Hãy tập trung làm những việc mà bạn giỏi nhất.
Một trong những phẩm chất của các nhà lãnh đạo, những người đặc biệt là luôn tập trung thời gian của họ để làm những gì họ làm tốt nhất. Vì vậy, hãy tự hỏi bản thân, tôi giỏi nhất ở điểm nào? Tôi làm gì dễ nhất? Đôi khi, bạn có thể tăng năng suất một cách đáng kể chỉ bằng cách tập trung vào những điểm bạn giỏi. Một điều khác mà bạn nên biết là khả năng bạn sẽ mắc ít lỗi hơn.
Người xưa có câu rằng không bao giờ có đủ thời gian để làm đúng, nhưng luôn có đủ thời gian để làm lại. Nếu bạn mắc ít sai lầm hơn, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian nhất định, trong khoảng thời gian đó.
Điều mà nhiều người bỏ lỡ là làm mọi việc cùng nhau
Làm việc theo nhóm, tập hợp một nhóm người lại với nhau để thực hiện một dự án phức tạp đôi khi có thể hoàn thành dự án trong 2 giờ trong khi một cá nhân khác sẽ mất 8, 9 hoặc 10 giờ. Đừng ngần ngại làm mọi việc cùng nhau, tích cực làm việc theo nhóm với những người khác.
Đó là những chiếc chìa khóa để đơn giản hóa công việc, đơn giản thời gian làm việc của mình. Có nghĩa là luôn tìm ra những cách nhanh hơn, dễ dàng hơn, mới hơn, rẻ hơn, hiệu quả hơn để thực hiện những gì bạn đang làm.
Điều kỳ diệu của từ chối để sử dụng thời gian hiệu quả
Từ chối trong quản lý thời gian là cũng có nghĩa là nói không. Học cách nói không với các hoạt động, nhiệm vụ, trách nhiệm và nghĩa vụ không đóng góp cho các mục tiêu quan trọng nhất mà bạn đã đặt ra cho chính mình. Thật đáng kinh ngạc khi biết bao nhiêu phần trăm cuộc sống của bạn bị chiếm giữ bởi những người yêu cầu bạn làm mọi việc và bạn làm điều đó vì nghĩa vụ.
Hầu hết mọi người không coi trọng thời gian của họ, vì vậy họ không coi trọng thời gian của bạn. Bây giờ, làm thế nào để bạn đối phó với một người bạn biết, người bạn thích, người bạn tôn trọng, người yêu cầu bạn làm điều gì đó?
Rất đơn giản. Khi họ yêu cầu bạn làm điều gì đó hoặc làm việc trong một tổ chức, hoặc đảm nhận một dự án thì hãy thử mạnh dạn hỏi bạn có bao nhiêu quyền và ích lợi trong việc đó. Nếu bạn có quyền kiểm soát, hãy suy nghĩ kỹ lưỡng điều đó có thật sự đem lại giá trị gì cho bạn và cho tổ chức không, nói họ để bạn suy nghĩ và liên hệ lại sau đó.
Người xưa có câu rằng trì hoãn là hình thức từ chối tàn nhẫn nhất. Nếu họ ép bạn đưa ra quyết định với một việc bạn không muốn tiếp nhận, hãy nói rằng bạn không thể đưa ra quyết định ngay bây giờ. Bạn phải suy nghĩ về điều đó và sau khi bạn đã suy nghĩ trong 24 giờ xong, hãy gọi lại cho họ và nói rằng, tôi đã suy nghĩ về điều đó nhưng rất tiếc không thể tiếp nhận được.
Đơn giản là bạn không có thời gian dành cho những việc không giúp bạn tiến lên phía trước. Nhưng hãy cảm ơn họ vì đã nghĩ đến bạn và khuyên họ hãy tiếp tục việc đó ở một hình thức khác mà không cần bạn. Ngắn gọn hơn nữa, chỉ cần nói không thể chỉ vì bạn còn có công việc của bạn là đủ.
Quản lý thời gian cũng cần sự cân bằng
Trong tất cả các cách quản lý thời gian, bạn phải đặt câu hỏi mục đích quản lý thời gian của bạn là gì? Mục đích của việc có thêm 2 hoặc 3 giờ mỗi ngày là gì?
Cân bằng trong việc sắp xếp và phân bổ thời gian cũng chỉ để nâng cao và cải thiện chất lượng cuộc sống của bạn. Những điều quan trọng nhất trong cuộc sống của một người là sức khỏe của họ, sự an tâm của họ và các mối quan hệ xung quanh.
Chất lượng của các mối quan hệ chính là thước đo thực sự cho chất lượng cuộc sống của bạn. Hãy dành thời gian để đầu tư thời gian cho các mối quan hệ đáng quý nhất của bạn. Dành thời gian cho những người thân thiết như vợ/chồng, những người thân yêu, cha mẹ, con cái của bạn…
Đó là cuộc sống. Cuộc sống là quản lý thời gian của bạn để bạn có thể làm những việc quan trọng nhất đối với mình. Bạn có biết một bậc cha mẹ đi làm trung bình dành bao nhiêu thời gian để nói chuyện với con cái của họ ở Mỹ ngày nay không? 30 giây mỗi ngày.
Bạn có biết trung bình một cặp đôi dành bao nhiêu thời gian để nói chuyện với nhau không? Giao tiếp thân mật bốn phút, theo nghiên cứu gần đây. Rất rất quan trọng. Nếu bạn muốn thành công trong cuộc sống, bạn phải biết chắc những ưu tiên và giá trị của mình là gì.
Giá trị cao nhất của bạn phải là những người mà bạn yêu thương và những người bạn thương yêu. Họ phải là người giúp đỡ bạn. Tất cả đều phải là năng lượng tích cực thúc đẩy bạn.
Họ phải là sự an tâm của bạn. Sự cân bằng là sự phát triển về cảm xúc cùng tinh thần của bạn. Chúng phải là sự hoàn thiện của bạn với tư cách là một kẻ lừa đảo.
Hãy nhớ rằng mục đích của việc sử dụng các phương pháp quản lý thời gian này là để nâng cao chất lượng cuộc sống của bạn. Hỏi lại bạn sẽ làm gì nếu bạn chỉ còn sáu tháng để sống? Bạn sẽ dành thời gian cho ai? Bạn sẽ đi đâu? Bạn muốn làm gì? Điều gì quan trọng? Điều gì không quan trọng?
Nếu bạn hỏi lại câu hỏi đó, bạn sẽ có xu hướng giữ cho cuộc sống của mình cân bằng, tất nhiên mọi thứ nên ở mức độ vừa phải để bạn cảm thấy thoải mái với những điều xung quanh thấy xung quanh.
