Kỹ năng mềm là những phẩm chất rất quan trọng liên quan đến giao tiếp hiệu quả, hợp tác tốt cùng người khác và thích nghi nhanh chóng với những tình huống thay đổi. Sở hữu kỹ năng mềm mạnh mẽ giúp bạn nổi trội hơn rất nhiều so với người khác trong môi trường đầy sự cạnh tranh hiện nay. Phát triển kỹ năng mềm có thể mang lại nhiều lợi ích như cải thiện hiệu suất công việc, tạo ra mối quan hệ tốt hơn với đồng nghiệp và tăng sự thú vị trong công việc của mình.
Trong bài viết này, hãy cùng khám phá 7 kỹ năng mềm cần thiết giúp bạn đạt được thành công trong sự nghiệp. Bạn sẽ có thêm góc nhìn về các phương thức và những hiểu biết thực tế giúp bạn nâng cao kỹ năng để đạt được tiềm năng tối đa của mình trong bước đường chinh phục tương lai.
1/Kỹ năng giao tiếp: lắng nghe, nói và viết hiệu quả
Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng trong bất kỳ môi trường làm việc nào. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, lắng nghe tích cực quan điểm của người khác và tự tin diễn đạt suy nghĩ và ý tưởng của mình. Dưới đây là một số kỹ năng giao tiếp có thể giúp bạn vượt trội trong sự nghiệp của mình.
Lắng nghe chân thành
Lắng nghe chân thành bao gồm tập trung hoàn toàn vào người nói mà không bị phân tâm bằng cách duy trì tiếp xúc bằng mắt hoặc hành động gật đầu trong các cuộc trò chuyện. Nó giúp xây dựng giao tiếp tốt hơn, thể hiện sự tôn trọng ý kiến của họ và cho phép hợp tác cùng nhau dễ dàng hơn. Bạn có thể luyện tập lắng nghe người khác bằng cách đặt câu hỏi làm rõ và tóm tắt những gì người đó đã nói.
Viết hiệu quả
Viết email, báo cáo, và thông báo là một phần kỹ năng cần thiết của bất kỳ công việc nào. Viết rõ ràng giúp cho người khác dễ hiểu ý tưởng của bạn trong khi thể hiện sự chuyên nghiệp của mình trong câu chữ. Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, ngắn gọn và tránh các thuật ngữ hoặc cụm từ mơ hồ. Bên cạnh đó cũng cần kiểm tra kỹ văn bản của bạn để có thể sửa lỗi trước khi bạn gửi thông tin đi.
Nói tự Tin và dứt khoát
Phát biểu công khai có thể là một thách thức đối với một số người, nhưng khả năng giao tiếp tự tin trước nhiều người là một kỹ năng cần thiết cho các vai trò lãnh đạo. Bạn nên thường xuyên luyện tập nói trong các cuộc họp nhóm hoặc trình bày để cải thiện tự tin của bạn theo thời gian. Bạn cũng có thể chuẩn bị bằng cách luyện tập phát âm và sử dụng phương tiện hỗ trợ trực quan để tăng cường sự thu hút hơn với bài thuyết trình của mình.
2/Đội nhóm và sự hợp tác: xây dựng mối quan hệ win-win
Hợp tác thường cần thiết trong nơi làm việc vì nó cho phép các cá nhân với các nền tảng kiển thức, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm khác nhau tận dụng sức mạnh chung của mình đối với một mục tiêu chung. Dưới đây là một số cách bạn có thể thúc đẩy sự hợp tác mạnh mẽ.
Hãy tôn trọng
Hãy đối xử tôn trọng với tất cả mọi người trong nhóm của bạn, bất kể vị trí hoặc vai trò của họ trong tổ chức. Lắng nghe tích cực khi họ phát biểu trong các cuộc họp hoặc cộng tác trong các dự án cùng nhau, cố gắng mở ra các góc nhìn khác nhau và tránh đánh giá thiếu suy nghĩ đối với ý tưởng của một ai đó sẽ giúp mọi người gắn kết hơn.
Thể hiện sự thông cảm
Sự thông cảm bao gồm hiểu được quan điểm của người khác bằng cách đặt mình vào vị trí của họ. Khi làm việc trên các dự án chung, bạn nên xem xét quan điểm của người khác trước khi đưa ra quyết định. Bạn cũng có thể thể hiện sự thông cảm bằng cách công nhận cảm xúc của người khác và sẵn sàng hỗ trợ họ trong khả năng của mình khi cần thiết.
Tự hào chung
Xây dựng một văn hóa làm việc tích cực có nghĩa là cùng nhau ăn mừng hoặc tự hào về thành tựu của đội nhóm. Công nhận đóng góp cá nhân một cách công khai và tôn trọng sự đóng góp của mỗi người để tạo ra một môi trường mà ở đó mọi người đều cảm thấy được đánh giá cao. Nếu kết quả công việc diễn ra đang tốt, bạn và đội nhóm nên tiếp tục duy trì và tìm cách phát huy nó hơn nữa.
3/Kỹ năng lãnh đạo: truyền cảm hứng và thúc đẩy người khác
Lãnh đạo là khả năng hướng dẫn các cá nhân hoặc nhóm đến mục tiêu cụ thể một cách hiệu quả. Để trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc, sẽ tuyệt vời khi bạn có chuyên môn kỹ thuật cũng như kỹ năng mềm vượt trội như sự đồng cảm, tạo động lực thúc đẩy, kỹ năng giao tiếp… Dưới đây là một số cách để bạn cải thiện kỹ năng lãnh đạo của mình.
Thúc đẩy người khác
Khuyến khích đồng nghiệp bằng phương pháp hỗ trợ tích cực thay vì chỉ trích bất cứ khi nào có thể. Tôn vinh các thành công nhỏ trên con đường chung để mọi người đều được phấn khởi với cảm xúc của mình nhằm thúc đẩy họ hướng đến mục tiêu lớn hơn. Bạn cũng có thể truyền cảm hứng cho người khác bằng cách thiết lập một ví dụ rõ ràng, thể hiện tác phong và đạo đức trong công việc một cách nhất quán.
Tạo mối quan hệ tin tưởng
Xây dựng niềm tin giữa đồng nghiệp là quan trọng khi đón nhận bất kỳ dự án hoặc nỗ lực nhóm cho điều gì đó vì nó cho phép mọi người làm việc cùng nhau một cách minh bạch mà không sợ đố kỵ hay hiềm khích nếu có điều gì sai sót xảy ra. Để tất cả có cùng niềm tin với nhau thì cần minh bạch về mục tiêu và ý định, thực hiện cam kết của mình và thành thật thừa nhận khuyết điểm khi xảy ra thiết sót hoặc sai lầm.
Truyền cảm hứng cho sáng tạo
Khuyến khích tư duy sáng tạo giúp bất cứ ai cũng có thể chia sẻ ý tưởng của mình một cách tự do và chủ động hơn mà không sợ bị đánh giá hay chỉ trích. Điều này có thể đạt được bằng cách cung cấp nhiều tài nguyên hỗ trợ cho sự phát triển chung, bao gồm các khoá học, các sự kiện hội thảo, các chương trình mentor và cộng đồng trực tuyến để mọi người có thể chia sẻ phản hồi giữa các thành viên với nhau.
Hành động này sẽ hỗ trợ các thành viên phát triển kỹ năng và kiến thức của mình một cách chuyên nghiệp hơn. Họ có thể học cách phát triển ý tưởng mới, cách diễn đạt vấn đề hoặc cách xử lý công việc trôi chảy hơn.
4/Giải quyết vấn đề và tư duy phản biện: ra quyết định có căn cứ
Việc ra quyết định dứt khoát và có cơ sở là rất quan trọng ở mọi cấp độ kinh doanh ngày nay vì nó ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc một cách hiệu quả hoặc không. Dưới đây là một số lời khuyên cho bạn.
Phân tích thông tin một cách cẩn thận
Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định quan trọng nào, hãy đọc thông tin có sẵn một cách cẩn thận và dành thời gian phân tích dữ liệu đúng cách, vì nếu bạn ra quyết định vội vàng dựa trên thông tin chưa hoàn chỉnh có thể gây tai hại vô cùng. Khi phân tích dữ liệu nên cân nhắc nhiều quan điểm và đặt câu hỏi để làm rõ bất kỳ điều gì mà bạn không chắc chắn.
Giữ tính khách quan
Đảm bảo tính khách quan khi phân tích dữ liệu với thông tin được đề xuất nhằm tránh các ý kiến chủ quan sẽ giúp bạn ra quyết định có căn cứ một cách tự tin hơn. Bạn cũng nên cố gắng duy trì tinh thần cởi mở và sẵn lòng thay đổi quan điểm nếu có bằng chứng thuyết phục cụ thể được đưa ra.
Hành động quyết định
Sau khi đã đánh giá tất cả và hoàn thành đủ phân tích, hãy hành động dứt khoát một cách nhanh chóng! Đừng để sự phân vân hoặc nỗi sợ thất bại ngăn cản bạn đưa ra quyết định khi cần thiết. Thay vào đó, hãy tin vào trực giác của bạn và hành động mạnh mẽ với quyết tâm cao.
5/Điều chỉnh linh hoạt: chấp nhận thay đổi và sẵn sàng đón nhận ý tưởng mới
Sự thích nghi và linh hoạt phải được trau dồi trong chính bản thân mình. Một người không chỉ cần biết thay đổi mà còn phải học chấp nhận nó một cách toàn tâm toàn ý, đây là cách để bạn thực hiện.
Bạn không cần phải biết tất cả các câu trả lời
Chấp nhận các ý tưởng mới từ các thành viên trong nhóm có thể giúp bạn đạt được những giải pháp tốt hơn so với việc chỉ có một người làm việc đó. Việc tích cực phản hồi và sẵn sàng học hỏi từ những thiếu sót sẽ giúp bạn phát triển, tìm ra cách làm tốt hơn và đưa ra các quyết định thông minh hơn.
Khi bạn tìm hiểu cách thức hoạt động của mỗi người trong nhóm, bạn sẽ có sự phân công công việc hợp lý và tối ưu hóa luồng tài nguyên hiện có. Cải thiện mối quan hệ trong nhóm bằng cách thường xuyên giao tiếp và đưa ra ý kiến đóng góp giữa các thành viên. Điều này sẽ giúp chúng ta hiểu nhau hơn và làm việc hiệu quả hơn.
Đặt mục tiêu cho bản thân và cho nhóm cũng rất quan trọng. Bạn cần có sự hiểu biết rõ ràng về mục tiêu chung và cách thức để đạt được chúng. Điều này sẽ giúp tất cả tập trung vào những việc cần thiết nhằm đạt được kết quả tốt hơn.
Cải tiến quy trình làm việc
Các quy trình làm việc đã phát triển qua nhiều năm thành những gì chúng ta thấy hôm nay. Tuy nhiên với sự phát triển vượt bật của công nghệ mới đòi hỏi phải cải tiến lại các quy trình làm việc. Học cách thích nghi với các quy trình khi cần thiết là chìa khóa ở đây. Bạn có thể duy trì việc này bằng việc tìm hiểu các xu hướng trong ngành và sẵn sàng học hỏi các kỹ năng mới khi cần thiết.
Chấp nhận phản hồi một cách tích cực
Phản hồi ở đây đóng vai trò như một lời phê bình xây dựng. Do đó việc bạn chấp nhận phản hồi một cách tích cực và thực hiện những đề nghị hợp lý đó bất cứ khi nào có thể sẽ giúp phát triển cả về mặt cá nhân lẫn đội nhóm. Việc sẵn sàng đón nhận phản hồi thường xuyên với nhau và áp dụng hợp lý sẽ cải thiện hiệu suất chung cho bất cứ luồng công việc nào.
6/Sắp xếp và quản lý thời gian: chủ động với khối lượng công việc của bạn
Quản lý thời gian hiệu quả là một trong những kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu. Nếu bạn có thể phân bổ thời gian của mình một cách thông minh, bạn sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu độ căng thẳng trong công việc hàng ngày. Đây là một kỹ năng rất quan trọng để đạt được năng suất cao và giảm stress nơi làm việc. Đây là cách để bạn thực hiện.
Ưu tiên công việc hàng ngày
Để tận dụng tối đa thời gian, việc ưu tiên công việc hàng ngày là vô cùng quan trọng nhưng nó phải linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế. Bạn cũng nên biết việc quản lý thời gian còn liên quan đến việc sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên và độ khẩn cấp nhằm đảm bảo các công việc quan trọng và cần thiết được hoàn thành đúng thời hạn. Bạn cũng có thể áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian như Pomodoro, hoặc sử dụng các công cụ quản lý thời gian để giúp bạn tăng năng suất và đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả.
Tránh đa nhiệm
Việc làm nhiều việc cùng lúc có vẻ ấn tượng nhưng chắc chắn không phải lúc nào cũng có thể dẫn đến tăng năng suất làm việc, đôi khi nó còn ảnh hưởng xấu đến chất lượng công việc. Do đó tránh ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung tốt hơn! Hãy tập trung vào một vấn đề duy nhất và giải quyết cho xong trước khi bắt tay qua một công việc khác.
Lên lịch nghỉ giữa ngày
Một người dù có sức khỏe tốt đến đâu cũng cần có thời gian nghỉ giữa ngày. Việc nghỉ ngơi được sắp xếp hợp lý giúp bạn lấy lại năng lượng để duy trì năng suất công việc trong ngày. Bạn cũng đừng quên sử dụng thời gian nghỉ của bạn làm một điều gì đó như thư giãn hoặc một hoạt động thú vị để giúp giảm căng thẳng công việc và có được niềm vui cho mình.
7/Trí tuệ cảm xúc: hiểu chính mình và người khác
Trí tuệ cảm xúc bao gồm hiểu biết về cảm xúc của chính bạn cũng như người xung quanh, giúp bạn dễ dàng điều hướng xử lý các tình huống phức tạp. Để làm được điều này, bạn cần:
Giữ gìn ý thức về bản thân
Bạn cần thường xuyên suy nghĩ về cảm xúc cá nhân của mình, xác định những điều gì gây ra cảm xúc tiêu cực để đưa ra phương pháp ứng phó phù hợp, qua đó bạn cũng có thể xử lý các tình huống tương tự trong tương lai để lúc nào cũng tràn đầy năng lượng tốt. Hơn nữa, bạn cần lưu ý đến cảm xúc của mình khi gặp tình huống khó xử cũng như cách chúng có thể ảnh hưởng đến hành vi và quyết định của bạn.
Luôn đồng cảm với người khác
Đồng cảm với người khác là một kỹ năng quan trọng trong mối quan hệ giữa con người. Điều này bao gồm việc hiểu biết về cảm xúc và quan điểm của họ, và tương tác với người khác bằng sự tinh tế và chân thành. Khi bạn có khả năng đồng cảm, bạn có thể hiểu được những khó khăn mà người khác đang trải qua và giúp đỡ họ vượt qua những khó khăn đó. Đồng thời, việc đồng cảm còn giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với những người xung quanh, giúp bạn luôn được tôn trọng và quý mến. Nếu bạn muốn cải thiện khả năng đồng cảm của mình, bạn có thể lắng nghe và thấu hiểu suy nghĩ và cảm xúc của người khác, đặt mình vào hoàn cảnh của họ, và tìm cách giúp đỡ họ trong những thời điểm khó khăn.
Giao tiếp chân thành và tích cực
Thể hiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp xây dựng lòng tin giữa con người với nhau, tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện mở và suôn sẻ, lời nói chân thành giúp truyền tải những lo ngại của mỗi người một cách tích cực, giúp xây dựng mối quan hệ gắn kết và tiếp cận nhau với tư duy hợp tác để đạt được mục tiêu của tổ chức. Lời nói cần rõ ràng mạch lạc, không nói lan man những điều vô nghĩa gây khó chịu cho người tiếp nhận.
Việc phát triển kỹ năng mềm là một quá trình dài và đòi hỏi sự cố gắng liên tục. Để phát triển kỹ năng mềm thì bạn cần hiểu rõ bản thân và cảm thông với cảm xúc của người khác, cũng như học cách thích nghi nhanh chóng với môi trường thay đổi. Bên cạnh đó, quản lý thời gian hiệu quả và giao tiếp thuyết phục với mọi người cũng là những kỹ năng quan trọng để phát triển nghề nghiệp cho một cuộc sống đầy đủ ý nghĩa. Hãy dành thời gian để tìm hiểu về những kỹ năng này và thực hành chúng thường xuyên để trở thành một người có năng lực vượt trội trong công việc, cho cuộc sống, cho gia đình, xã hội và cho tương lai của chính bản thân bạn.
